Belçika’da Zorunlu B2B E-Fatura Dönemi: 2026 Uyum Planı ve Peppol’a Geçiş Kontrol Listesi

Belçika’da e-fatura konusu yıllardır gündemdeydi, ancak 2026 ile birlikte B2B tarafında “yapılandırılmış e-fatura” standardı işin merkezine oturdu. Buradaki kritik nokta şu: Konu sadece faturayı e-posta ile PDF olarak göndermek değil. Yapılandırılmış (makine tarafından okunabilir) e-fatura, belirli bir veri formatıyla, belirli bir ağ/altyapı üzerinden karşı tarafa iletilen bir süreç tasarımıdır. Bu değişim, KDV uyumundan satın alma süreçlerine kadar pek çok noktayı etkiler.Belçika’da kamuya fatura kesen işletmeler için e-fatura gereklilikleri son dönemde zaten güçlenmişti. 2026’da ise iş dünyasının kendi içindeki (B2B) fatura trafiğinde yapılandırılmış e-fatura kullanımının zorunlu hale gelmesi, özellikle KOBİ’ler için “sistem” odaklı bir hazırlık gerektiriyor. Çünkü artık muhasebe yazılımınız, müşteri/tedarikçi kartlarınız, sipariş-akış düzeniniz ve arşivleme disiplininiz aynı resmin parçaları haline geliyor.Peppol bu resmin ana omurgası olarak anılıyor. En basit anlatımla Peppol, farklı yazılımların ve kurumların ortak bir standartla “konuşmasını” kolaylaştıran bir ağ yaklaşımıdır. İşletmeler genellikle bir “erişim noktası” (access point) veya bunu sağlayan bir yazılım hizmeti aracılığıyla sisteme bağlanır. Böylece fatura, standart veri alanlarıyla hazırlanır ve karşı tarafa aynı standartla iletilir. Bu model, hatalı veri girişini azaltma ve süreçleri hızlandırma potansiyeli taşısa da geçiş döneminde doğru kurgulanmazsa operasyonel tıkanmalar yaratabilir.Uyum planına başlamadan önce kapsamı doğru okuyun. Belçika’da KDV’ye kayıtlı iki işletme arasında gerçekleşen B2B işlemlerde yapılandırılmış e-fatura beklentisi, birçok sektörde ana akış haline geldi. Yine de istisnalar, geçiş detayları ve uygulama biçimi “işlem türüne, karşı tarafın durumuna ve ilgili makama göre” farklı yorumlanabildiği için, kendi iş modelinizi tek tek kalemler halinde haritalamak gerekir. Özellikle sınır ötesi faturalar, üçlü ticaret ve karma tedarik zincirleri varsa, standart bir kurulum yetmeyebilir.KOBİ’ler için uygulanabilir bir 6 adımlı geçiş kurgusu şöyle kurulabilir. Birinci adım: Fatura süreç haritasını çıkarın. Satış faturası, iade, avans, kısmi teslimat, abonelik gibi tüm varyasyonları tek listede toplayın. İkinci adım: Veri kalitesi kontrolü yapın. Müşteri unvanları, adres formatı, KDV numarası, teslimat lokasyonu gibi alanlar yapılandırılmış e-faturada “zorunlu alan” mantığıyla çalıştığı için, eksikler en çok burada patlar. Üçüncü adım: Yazılım envanterini netleştirin. ERP, e-ticaret, saha satış, muhasebe ve doküman yönetimi birbirine nasıl bağlı, hangi noktada manuel adım var, tek tek görünür kılın.Dördüncü adım: Peppol uyumlu çözüm seçimi ve test ortamı kurulumudur. Burada “en çok özellik” yerine “sizin akışınıza en az sürtünmeyle oturan” çözüm daha değerlidir. Beşinci adım: Karşı taraf iletişimi ve pilot dönem. En çok fatura kestiğiniz ilk 10 müşteri ve en kritik 10 tedarikçiyle pilot çalışmak, hata maliyetini düşürür. Altıncı adım: Arşivleme ve iç kontrol. Yapılandırılmış e-fatura bir veri setidir; denetim ve uyuşmazlık durumunda doğru şekilde saklanması, kolay bulunması ve izlenebilir olması gerekir.Bu dönüşümün “görünmeyen” kısmı da değişim yönetimidir. Satış ekibi bazen “fatura benim işim değil” diyebilir. Satın alma ekibi “tedarikçiyi ikna edemem” diye düşünebilir. IT ekibi “sistemler zaten yoğun” diyebilir. Bu nedenle, basit bir proje takvimiyle rol ve sorumlulukları dağıtmak gerekir. Burada finansal danışmanlık bakışı, sadece mevzuata uyum değil, nakit akışı ve tahsilat hızını iyileştirecek süreç tasarımını da birlikte ele almayı sağlar.Sık sorulan bir soruyu netleştirelim: “PDF faturayı e-posta ile göndermeye devam edebilir miyim.” Çoğu senaryoda yapılandırılmış e-fatura beklentisi, PDF’in yerine geçecek veri temelli bir akışa işaret eder. PDF, insanın okuması için iyi bir görüntü olabilir; ancak asıl konu, faturanın sistemler arasında standardize veri olarak dolaşmasıdır. Bu nedenle “görüntü” ile “veri” ayrımını baştan kabul edip süreçleri buna göre kurmak gerekir.Bir diğer pratik konu, tedarikçi yönetimidir. Tedarikçilerin bir kısmı geçişe hazır olur, bir kısmı gecikir. Bu durumda satın alma tarafında “alternatif iletişim kanalı” yerine “alternatif operasyon planı” gerekir. Örneğin belirli bir dönem için tedarikçiye basit bir onboarding dokümanı, test faturası talebi ve destek temas noktası sunmak, beklenen standarda geçişi hızlandırır. Özetle, Belçika’da B2B e-fatura zorunluluğu teknoloji projesi gibi görünse de aslında iş modeli projesidir. Doğru hazırlık; veri kalitesi, yazılım uyumu, pilot uygulama ve iç kontrol disiplinini birlikte kurgular. Böylece uyum baskısı, işletme verimliliğine dönüşebilir. Agesis Consulting — Avrupa’ya Bir Adım! çizgisinde hedef, mevzuata yetişmekten öte, Belçika’daki operasyonu sürdürülebilir şekilde büyütmektir.